Gestão do Ativo Imobilizado

Principais erros no inventário de bens patrimoniais

O inventário de bens patrimoniais já não é mais uma atividade realizada apenas para responder a questões fiscais e contábeis de uma empresa. Seu processo para controle dos ativos imobilizados de uma organização gera diversos benefícios e informações essenciais para tomada de decisões estratégicas.

Por isso, evitar erros é essencial para garantir relatórios verossímeis com dados que representam a realidade de sua empresa. 

Quer saber quais são os erros mais comuns e como evitá-los no dia a dia? Continue a leitura.

O que é e como é feito o inventário patrimonial?

Inventário patrimonial é o método de registro e associação dos ativos imobilizados de uma empresa e suas características técnicas, como marca, modelo e capacidade, quantidades, estado de conservação e local em que se encontram.

A realização periódica do inventário é importante para responder corretamente às exigências fiscais, além do fato de a atualização dos dados ser fonte de informações para decisões estratégicas de uma empresa.

A primeira etapa desse processo é a identificação física e descrição dos imobilizados. Nessa etapa, todos os ativos são listados, emplaquetados, fotografados e detalhadamente descritos.

Após esse levantamento, ocorre a conciliação contábil, na qual verifica-se a existência física dos bens contabilizados e se estes estão operacionalmente ativos. Também nessa etapa, a descrição já realizada é conferida e, caso haja alguma informação irregular, a mesma é ajustada.

A importância de realizar o inventário de bens patrimoniais

A realização do inventário físico é uma das etapas do processo de controle patrimonial e sua execução pode trazer diversos benefícios para a empresa.

Os ativos de uma empresa, além de serem essenciais para que as principais atividades da organização sejam realizadas, também geram valor em forma de patrimônio. Por isso, para garantir o devido controle destes bens, uma das soluções é a realização do inventário físico, que, ao manter o gerenciamento físico e proteção dos itens, evita perdas e furtos.

Além disso, com o inventário físico é possível ter conhecimento real e verídico do valor patrimonial da empresa, sendo essa informação essencial em eventuais negociações realizadas por meio do valor contábil, seja operações de fusão, aquisição, venda ou compra. Seguindo esta linha, a empresa também estará preparada para auditorias, facilitando este processo.

Por fim, o inventário de ativos fixos auxilia na otimização do processo de compra. Isso porque, quando a empresa tem um rígido controle sobre seus bens, os responsáveis pelas compras de ativos físicos reconhecem a necessidade ou não de potenciais investimentos para a empresa, evitando compras desnecessárias ou a falta de um bem importante.

Principais erros ao realizar o inventário de bens patrimoniais

Como vimos, o inventário patrimonial é de extrema importância para uma empresa, e erros durante sua realização podem gerar grandes prejuízos para a organização. Por isso, vamos citar alguns dos erros mais comuns que podem acontecer para que você possa evitar que eles ocorram.

Informações incompletas ou incorretas dos ativos fixos

Como já explicado, a descrição detalhada de um bem faz parte da primeira etapa no processo de inventário físico. A devida descrição deve ser feita para que seja possível identificar o bem de acordo com suas características técnicas, seu estado de conservação e informações de localização, como cidade, edifício e sala.

Caso os dados estejam incorretos, a identificação do bem não será possível ser realizada, além de impedir que as devidas manutenções e trocas dos ativos sejam feitas de acordo com dados do estado de conservação, além de dificultar a correta avaliação do bem. Isso pode gerar problemas principalmente para empresas que têm mais de uma unidade, pois nesse caso a localização de um bem é mais complicada, dificultando a organização do patrimônio.

Um inventário completo  do ativo imobilizado deve conter: classe contábil, item, data de compra, valor original, valor justo, vida útil em anos, depreciação, estado de conservação, responsável, área do responsável, local de armazenamento, modelo e número de série, dimensões, cor, capacidade, vazão, fabricante.

Bens patrimoniais sem emplaquetamento ou com etiquetas patrimoniais incorretas

As etiquetas patrimoniais geram identificação visual de um bem e seu reconhecimento pela numeração única, facilitando a realização de inventários futuros e a conciliação contábil. Os ativos fixos que não são emplaquetados acabam não garantindo essas especificações, facilitando a perda e furto destes, e dificultando sua localização.

Além disso, as etiquetas estão relacionadas às informações do bem e, caso essa numeração da placa esteja incorreta, não será possível fazer o devido controle patrimonial da empresa, perdendo informações que são estratégicas para a organização.

Falta de padronização na identificação dos bens

A ausência de padronização na identificação dos bens patrimoniais constitui um dos erros mais recorrentes e críticos nos processos de inventário. Trata-se de uma falha que compromete diretamente a rastreabilidade, o controle e a gestão eficiente dos ativos de uma organização, além de dificultar a conciliação contábil e a conformidade com as normas legais.

Quando os bens não são identificados de forma uniforme — seja pela ausência de códigos únicos, etiquetas legíveis, descrições padronizadas ou registros consistentes — surgem diversas consequências negativas. Entre elas, destaca-se a dificuldade de localizar fisicamente os ativos, o risco de duplicidade ou omissão de registros, e a complexidade na atualização das informações em sistemas de controle patrimonial.

A padronização é essencial para garantir que cada bem seja individualmente reconhecido e rastreável ao longo de sua vida útil. Isso envolve a adoção de critérios uniformes para nomeação, classificação, codificação, etiquetagem e descrição dos bens. Um sistema eficaz de identificação deve contemplar o uso de etiquetas físicas (como códigos de barras ou QR Codes), vinculadas a um número patrimonial único e a um conjunto de dados técnicos e contábeis, devidamente registrados em um software de gestão patrimonial.

Além disso, a padronização facilita auditorias internas e externas, proporciona maior transparência na prestação de contas e fortalece o controle interno. Empresas que não adotam padrões consistentes enfrentam maior probabilidade de extravio, obsolescência não registrada e erros na apuração da depreciação, o que pode acarretar impactos financeiros e legais relevantes.

Ausência de registros fotográficos ou documentais

A inexistência de registros fotográficos ou documentais dos bens patrimoniais representa uma lacuna grave nos processos de controle e inventário. Essa falha compromete diretamente a acurácia do levantamento patrimonial, a verificação física dos ativos e a integridade das informações mantidas em sistemas contábeis ou administrativos.

O registro fotográfico é uma ferramenta essencial de comprovação da existência física do bem e de suas condições no momento do levantamento. Ele permite a rápida identificação visual dos ativos, facilita inspeções futuras e torna mais eficiente o processo de auditoria, interna ou externa. Sem esse recurso, a conferência do bem depende exclusivamente de descrições textuais, que muitas vezes são vagas, genéricas ou imprecisas.

Além disso, a ausência de documentação técnica — como notas fiscais, termos de responsabilidade, manuais de uso, certificados de garantia ou laudos de avaliação — dificulta a verificação da origem, do valor justo, da data de aquisição, da vida útil e da finalidade do bem. Essa situação pode gerar inconsistências contábeis, dificultar a comprovação de propriedade ou mesmo invalidar o ativo em processos de prestação de contas e auditorias.

Escolha inadequada do material para a etiqueta patrimonial

Também conhecidas como placas patrimoniais, as etiquetas podem ser fabricadas de forma customizada, em diferentes formatos, cores e materiais. É importante que o material escolhido esteja de acordo com a condição do meio em que o ativo estará, o que gera maior durabilidade para a placa.

Existem 3 principais materiais para realização das etiquetas patrimoniais: alumínio; aço inox e poliéster/BOPP. Cada um destes é indicado para as seguintes situações consecutivamente: afixação em superfícies curvas; ambientes agressivos (locais sujeitos a ataques químicos, altas temperaturas, corrosão, etc); e superfícies curvas.

Não considerar depreciação ou vida útil correta

Desconsiderar a depreciação ou adotar parâmetros incorretos de vida útil dos bens patrimoniais é um equívoco que compromete a fidelidade das demonstrações contábeis, distorce a real situação financeira da entidade e pode gerar inconsistências graves no processo de gestão patrimonial.

A depreciação é um procedimento contábil essencial que reflete a perda de valor de um ativo ao longo do tempo, em decorrência do uso, obsolescência ou desgaste natural. Ignorar esse processo ou aplicá-lo de maneira inadequada significa manter valores irreais no balanço patrimonial, o que afeta diretamente indicadores financeiros, apuração de lucros e até decisões gerenciais estratégicas.

Além disso, a vida útil dos bens precisa ser estimada com base em critérios técnicos e econômicos, considerando o tipo de ativo, sua função, o ambiente de utilização, a intensidade do uso e as práticas de manutenção. A adoção de uma vida útil padronizada, sem critérios específicos, pode resultar tanto em subavaliações quanto em superavaliações patrimoniais.

Outro ponto crítico é a falta de revisão periódica da vida útil estimada. As Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs) orientam que a vida útil e a depreciação devem ser revistas sempre que houver indícios de alteração significativa nas condições de uso do bem. Quando essa reavaliação não é feita, o valor contábil do ativo pode tornar-se incompatível com sua realidade operacional.

Na esfera pública, o problema se agrava, pois a ausência de cálculo adequado da depreciação compromete a qualidade da informação patrimonial exigida pelas normas de contabilidade aplicadas ao setor público (NBC TSP). No setor privado, afeta diretamente o cálculo de impostos e a apresentação da posição patrimonial perante investidores, órgãos reguladores e auditorias independentes.

Falta de integração entre setores (contabilidade x patrimônio)

A falta de integração entre os setores de contabilidade e patrimônio é um problema estrutural que compromete a consistência e a confiabilidade das informações patrimoniais de uma organização. Trata-se de uma falha que afeta não apenas o inventário físico, mas todo o ciclo de vida dos bens, desde a aquisição até a baixa definitiva.

Na prática, a ausência de comunicação e alinhamento entre essas áreas resulta em registros duplicados, omissões, divergências de valores, e inconsistências na depreciação e na classificação contábil dos ativos. Enquanto o setor de patrimônio é responsável pelo controle físico dos bens — sua localização, estado de conservação e utilização —, o setor contábil trata dos registros financeiros, do reconhecimento nas demonstrações contábeis e da aplicação das normas contábeis pertinentes.

Quando esses setores operam de forma isolada, é comum que o patrimônio físico não corresponda ao que está registrado contabilmente, gerando riscos à transparência da gestão, à conformidade legal e à eficácia das auditorias. Além disso, essa desconexão dificulta a tomada de decisões baseadas em dados confiáveis e impede o cumprimento de exigências legais e normativas, como as determinadas pelas Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs), tanto no setor público quanto no privado.

A integração entre contabilidade e patrimônio deve ser tratada como um processo sistêmico, que vai além do aspecto tecnológico. Envolve a adoção de políticas e procedimentos padronizados, a definição clara de responsabilidades, a capacitação das equipes envolvidas e, sempre que possível, o uso de sistemas informatizados integrados que possibilitem a comunicação em tempo real entre as áreas.

Realizar o inventário patrimonial em apenas alguns dos bens físicos

Para que o inventário patrimonial responda corretamente às exigências fiscais, contábeis e de auditorias, é necessário que ele seja realizado com todos os ativos fixos de uma empresa. Além da questão legal, com esse processo não sendo realizado por completo, informações geradas não são assertivas, não gerando dados fundamentais para a empresa.

Quando a auditoria faz o levantamento patrimonial e não identifica um bem, a falta desse ativo pode ser adicionada nos relatórios como ressalva no balanço patrimonial.

Movimentação de bens durante o inventário

Outro fator importante a ser controlado durante o inventário é a movimentação de bens. Em alguns casos a empresa não pode esperar o término do inventário para movimentar um determinado bem. Essa movimentação deve ser registrada para que não gere duplicidade no inventário.

Diferença entre itens físicos e contábeis

Um dos principais erros cometidos nas empresas na hora de realizar o inventário físico é conhecido como sobras físicas e contábeis. Este ocorre pela falta de controle dos bens, o que faz com que os valores físicos dos ativos não sejam semelhantes ao que é apresentado nos balanços quando estes ativos foram imobilizados.

A sobra física ocorre quando os bens são identificados fisicamente na empresa no processo de inventário, mas não possuem registro formal em relatórios da empresa, ou não foram contabilizados no balanço.

Já a sobra contábil é o oposto da física. Ocorre quando há certos ativos que foram imobilizados para fins de balanço e estão presentes em registros formais da empresa, mas não são identificados fisicamente dentro da empresa.

Inventários manuais e suscetíveis a erros

A realização de inventários de bens patrimoniais de forma manual, ainda comum em muitas organizações, representa um fator crítico de risco à confiabilidade e à eficiência do controle patrimonial. Esse método, geralmente baseado em planilhas eletrônicas, registros em papel ou anotações avulsas, está altamente suscetível a erros humanos, perdas de informações e inconsistências operacionais.

Entre os principais problemas associados aos inventários manuais, destacam-se: falhas de digitação, omissões de bens, duplicidade de registros, dificuldades na atualização de dados e impossibilidade de rastreabilidade histórica das movimentações patrimoniais. Esses equívocos comprometem não apenas a acurácia do inventário físico, mas também impactam diretamente a contabilidade, a apuração de depreciações e a tomada de decisões estratégicas.

Além disso, o inventário manual é, por natureza, mais lento, dispendioso e operacionalmente ineficiente. Em grandes instituições ou empresas com muitos ativos espalhados em diferentes localizações, o uso de processos manuais torna-se inviável, aumentando a possibilidade de inconsistências entre o patrimônio registrado e aquele efetivamente existente.

Outro aspecto relevante é a ausência de integração dos dados manuais com os sistemas contábeis e administrativos da entidade. Isso dificulta a conciliação entre os registros físicos e contábeis, além de limitar a geração de relatórios gerenciais e o atendimento a auditorias internas e externas.

Diante desse cenário, é recomendável que as organizações substituam os métodos manuais por sistemas informatizados de gestão patrimonial. Essas soluções automatizadas permitem o registro padronizado dos bens, a aplicação de etiquetas com códigos de barras ou QR Codes, a atualização em tempo real das informações e a geração de relatórios personalizados. Além disso, proporcionam maior segurança dos dados, com backups automáticos e histórico de alterações.

A modernização dos processos de inventário, por meio da tecnologia, não apenas reduz significativamente os riscos de erro como também fortalece o controle interno, aumenta a produtividade das equipes e assegura maior transparência e conformidade às normas legais e contábeis.

Conclusão

O inventário patrimonial é de extrema importância, e deve ser realizado periodicamente, visto que há mudança no patrimônio físico de uma empresa constantemente. Essas mudanças ocorrem, pois uma organização pode perder, comprar, vender e trocar seus bens. Assim, para que o controle destes se mantenha legítimo e atualizado, o inventário tem de ser feito periodicamente.

Como descrito ao longo desse artigo, é muito importante que um inventário patrimonial seja feita da forma correta para evitar erros. Assim, é imprescindível contar com uma equipe especializada. 

O Grupo Investor conta com profissionais qualificados na área de Gestão de Ativo Imobilizado. A experiência e seriedade no serviço, aliados à equipamentos de ponta, permitem a entrega de resultados precisos, eficientes e com agilidade. Quer saber mais? Entre em contato conosco. Clique aqui e solicite um orçamento para obter ajuda especializada!