Gestão do Ativo Imobilizado

Como conduzir uma gestão de ativos capaz de prevenir perdas patrimoniais?

A gestão de ativos é um dos pilares para garantir a saúde financeira e a sustentabilidade de uma empresa. Mais do que simplesmente registrar bens no balanço patrimonial, trata-se de um processo estratégico que envolve acompanhar, controlar e extrair o máximo valor dos recursos disponíveis, sejam eles máquinas, equipamentos, imóveis ou até mesmo ativos intangíveis.

Quando essa gestão não é realizada de forma adequada, os riscos para o negócio aumentam significativamente: perdas patrimoniais, falhas operacionais, depreciação acelerada de equipamentos e até dificuldades para cumprir exigências contábeis e fiscais. Imagine, por exemplo, uma indústria que não acompanha o ciclo de vida de suas máquinas: ela pode sofrer paradas inesperadas na produção, elevar custos de manutenção corretiva e comprometer sua competitividade no mercado.

Por outro lado, as empresas que investem em uma gestão de ativos eficiente conseguem reduzir desperdícios, otimizar investimentos e tomar decisões mais embasadas. Quer saber mais sobre o tema? Continue a leitura.

O que é gestão de ativos e por que ela é fundamental para as empresas?

Gestão de ativos pode ser entendida como o conjunto de práticas e processos voltados ao controle, acompanhamento e otimização do uso dos bens de uma empresa. Esses ativos podem ser tangíveis (máquinas, veículos, imóveis e equipamentos) ou intangíveis (marcas, softwares e patentes). Em todos os casos, tratam-se de recursos que têm valor econômico e que, quando bem administrados, contribuem diretamente para a geração de resultados.

Na prática, a gestão de ativos vai muito além do simples registro contábil ou físico. Ela envolve monitorar a vida útil de cada bem, planejar manutenções, avaliar seu valor de mercado ao longo do tempo, identificar quando um ativo deixou de ser útil e deve ser baixado e, sobretudo, garantir que cada recurso esteja sendo utilizado de forma eficiente.

A importância desse processo é clara: empresas que mantêm uma boa gestão de ativos conseguem reduzir custos, prevenir perdas patrimoniais e tomar decisões estratégicas mais seguras. Por exemplo, uma empresa do setor logístico que controla adequadamente sua frota de veículos pode programar manutenções preventivas, evitando gastos emergenciais com reparos caros e reduzindo o risco de atrasos nas entregas.

Além disso, a gestão de ativos é essencial para atender normas contábeis e fiscais, já que assegura que os registros da empresa reflitam a realidade patrimonial. Isso fortalece a transparência perante investidores, instituições financeiras e órgãos reguladores, transmitindo confiança e credibilidade ao mercado.

Em resumo, a gestão de ativos é fundamental porque conecta eficiência operacional, saúde financeira e conformidade contábil, atuando como uma base sólida para o crescimento sustentável das empresas.

Quais os riscos de não realizar uma boa gestão de ativos?

Ignorar ou realizar de forma precária a gestão de ativos pode gerar uma série de consequências negativas para a empresa, que vão desde perdas financeiras até impactos estratégicos de longo prazo. Entre os principais riscos, destacam-se:

1. Perdas patrimoniais e desperdício de recursos

Sem um controle adequado, é comum que ativos sejam extraviados, utilizados de forma incorreta ou até mesmo esquecidos. Imagine uma empresa que possui dezenas de equipamentos de informática sem rastreabilidade: parte deles pode estar parada em um depósito, enquanto novos equipamentos são comprados desnecessariamente, gerando custos duplicados.

2. Depreciação acelerada e custos de manutenção elevados

Ativos como máquinas e veículos possuem vida útil limitada. Se a empresa não acompanha seu estado de conservação e deixa de realizar manutenções preventivas, o resultado pode ser uma depreciação acelerada, aumentando os custos com reparos corretivos. Por exemplo, uma indústria que não realiza revisões periódicas em suas máquinas pode sofrer quebras inesperadas e paradas na produção.

3. Dificuldades no cumprimento de obrigações contábeis e fiscais

A ausência de uma gestão patrimonial estruturada gera inconsistências no balanço da empresa. Isso pode levar a problemas em auditorias, questionamentos de órgãos fiscalizadores e até sanções legais. Além disso, o pagamento de impostos pode ser feito de forma incorreta, aumentando os riscos de autuações e prejuízos financeiros.

4. Tomada de decisão baseada em informações imprecisas

Se a empresa não conhece o valor real de seus ativos ou não sabe exatamente quais recursos possui, fica praticamente impossível planejar investimentos de forma eficiente. Isso pode levar a decisões equivocadas, como a compra de novos bens desnecessários ou a venda de ativos ainda úteis.

5. Perda de competitividade no mercado

A soma desses riscos impacta diretamente na competitividade da empresa. Enquanto concorrentes conseguem operar com ativos bem aproveitados, custos reduzidos e planejamento estratégico, empresas sem gestão estruturada acumulam desperdícios, falhas operacionais e perda de credibilidade.

Como fazer uma gestão de ativos eficiente na prática?

Para que a gestão de ativos seja realmente eficiente, é preciso encará-la como um processo contínuo, e não apenas como uma ação pontual de registro. Isso significa adotar métodos estruturados, integrar setores da empresa e utilizar ferramentas que garantam precisão nas informações. Alguns passos fundamentais são:

1. Realizar um inventário detalhado dos ativos

O primeiro passo é identificar todos os bens da empresa, desde os de maior valor, como imóveis e veículos, até itens menores, como mobiliário e equipamentos de informática. Um inventário bem feito evita esquecimentos, fraudes e até mesmo a compra desnecessária de novos ativos.

Exemplo: uma empresa de tecnologia que cataloga cada notebook utilizado por seus colaboradores consegue controlar substituições de forma planejada, evitando perdas e compras emergenciais.

2. Registrar e classificar corretamente cada ativo

Além de listá-los, é fundamental registrar informações relevantes, como valor de aquisição, data de compra, localização, responsável pelo uso, vida útil estimada e método de depreciação. Essa prática garante maior transparência e facilita o acompanhamento ao longo do tempo.

3. Monitorar a vida útil e programar manutenções

Acompanhar o estado de conservação dos ativos e planejar manutenções preventivas é essencial para prolongar a durabilidade e evitar gastos excessivos.

Exemplo: uma transportadora que adota um cronograma de revisões periódicas para sua frota consegue reduzir quebras inesperadas e custos com manutenções emergenciais.

4. Avaliar periodicamente o valor de mercado dos ativos

Revisar os valores contábeis e de mercado ajuda a empresa a tomar decisões mais embasadas, seja para vender, substituir ou manter determinado bem. Essa prática também é necessária para cumprir normas contábeis e realizar testes de recuperabilidade (impairment).

5. Implementar processos de baixa de ativos

Ativos que não possuem mais utilidade precisam ser identificados e baixados corretamente, evitando distorções nos relatórios contábeis. Isso também libera espaço físico e reduz custos de manutenção de bens que já não agregam valor.

6. Integrar tecnologia ao processo

Softwares de gestão patrimonial e sistemas ERP permitem automatizar registros, rastrear bens por etiquetas com código de barras ou QR Code e gerar relatórios completos para auditoria. Além de reduzir erros manuais, a tecnologia facilita o acesso às informações em tempo real.

Ferramentas e tecnologias que ajudam no controle patrimonial

Com o avanço da transformação digital, a gestão de ativos deixou de depender apenas de planilhas manuais e controles físicos. Hoje, diversas ferramentas e tecnologias permitem tornar o processo mais ágil, confiável e eficiente. Entre as principais soluções, destacam-se:

1. Softwares de gestão patrimonial e ERP

Sistemas integrados de gestão (ERP) e softwares específicos para controle patrimonial centralizam todas as informações dos ativos em uma única plataforma. Isso possibilita acompanhar o ciclo de vida dos bens, registrar manutenções, calcular depreciações de forma automática e gerar relatórios contábeis confiáveis.

Para visualizar de forma prática, imagine uma indústria que utiliza um ERP consegue cruzar dados da área de produção com informações do financeiro, garantindo que os custos de manutenção de máquinas estejam refletidos nos relatórios contábeis.

2. Identificação por etiquetas, QR Code e RFID

O uso de etiquetas com códigos de barras, QR Code ou radiofrequência (RFID) facilita a rastreabilidade e a localização de ativos. Com o auxílio de dispositivos móveis, os gestores podem atualizar inventários em tempo real, reduzindo erros e aumentando a transparência.

Em um hospital, por exemplo, cada equipamento médico pode ser identificado por QR Code, permitindo localizar rapidamente aparelhos, controlar empréstimos entre setores e monitorar seu histórico de manutenção.

3. Aplicativos móveis para inventário

A mobilidade é um diferencial para equipes que precisam acompanhar ativos distribuídos em diferentes locais. Aplicativos de inventário permitem que funcionários façam registros e atualizações diretamente pelo celular ou tablet, eliminando a necessidade de anotações manuais e retrabalhos.

4. Integração com tecnologias de análise de dados (Business Intelligence)

Ferramentas de BI ajudam a transformar informações brutas em relatórios visuais, dashboards e indicadores estratégicos. Isso permite identificar padrões de uso, ativos com custo elevado de manutenção e oportunidades de otimização de recursos.

Um bom exemplo desse tipo de integração: uma empresa de logística pode analisar, por meio de BI, quais veículos da frota geram mais gastos e definir estratégias de substituição programada.

Boas práticas para evitar perdas patrimoniais

A gestão de ativos eficiente não se limita a inventários e registros contábeis. Para garantir que os recursos da empresa sejam preservados e utilizados de forma estratégica, é essencial adotar boas práticas que previnam perdas patrimoniais e aumentem a durabilidade dos bens. Algumas das mais importantes são:

1. Realizar auditorias periódicas

Auditorias internas e externas ajudam a identificar discrepâncias entre os registros contábeis e a realidade física dos ativos. Esse acompanhamento reduz riscos de fraudes, perdas e inconsistências nos relatórios.

Em uma empresa de médio porte, por exemplo, uma auditoria revelou equipamentos obsoletos que ainda constavam como ativos em uso, distorcendo o balanço patrimonial.

2. Revisar periodicamente a vida útil dos ativos

Nem sempre a vida útil estimada de um ativo corresponde à realidade de sua utilização. Reavaliações periódicas permitem ajustar depreciações e manter os registros contábeis mais próximos da prática operacional.

Uma construtora que revisa regularmente a vida útil de seus veículos pode ajustar prazos de substituição e evitar gastos excessivos com manutenções corretivas, por exemplo.

3. Investir em manutenção preventiva

Programar manutenções antes de falhas ocorrerem é uma das formas mais eficazes de reduzir custos e prolongar a durabilidade de máquinas e equipamentos.

Para visualizar, imagine uma indústria alimentícia que mantém um cronograma de manutenção preventiva em suas linhas de produção reduz drasticamente paradas inesperadas e desperdício de matéria-prima.

4. Capacitar a equipe para o uso correto dos bens

Funcionários bem treinados utilizam os ativos de forma responsável, evitando desgastes prematuros e acidentes. Esse cuidado é especialmente importante em setores que dependem de máquinas de alto valor.

Uma transportadora que treina seus motoristas para dirigir de forma econômica e segura consegue prolongar a vida útil da frota e reduzir gastos com combustível é um bom exemplo desse tipo de capacitação de equipes.

5. Criar políticas internas de controle e responsabilidade

Definir regras claras para uso, movimentação e devolução de ativos aumenta a segurança e a rastreabilidade. Quando cada bem possui um responsável designado, a empresa consegue monitorar melhor seu uso.

Quais são as diferenças entre gestão de ativos e simples controle patrimonial?

Embora os termos “gestão de ativos” e “controle patrimonial” sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles representam abordagens distintas dentro de uma empresa. Compreender essa diferença é essencial para implementar práticas eficazes e garantir que os recursos da organização sejam utilizados de forma estratégica.

Controle patrimonial

O controle patrimonial consiste em registrar e acompanhar os ativos da empresa de maneira básica, garantindo que haja uma correspondência entre os registros contábeis e os bens físicos. Ele inclui tarefas como:

• Catalogar ativos e mantê-los atualizados nos livros contábeis;
• Identificar localização e responsáveis por cada bem;
• Registrar aquisições, baixas e transferências.

Embora seja importante para manter a conformidade contábil e fiscal, o controle patrimonial sozinho não fornece informações estratégicas sobre como os ativos estão sendo utilizados ou como poderiam gerar mais valor para a empresa.

Gestão de ativos

A gestão de ativos vai além do controle patrimonial. Trata-se de uma abordagem estratégica que busca maximizar o valor e a eficiência dos recursos disponíveis. Além de registrar e monitorar os bens, envolve:

• Planejamento da manutenção e otimização da vida útil;
• Avaliação periódica do valor e desempenho dos ativos;
• Tomada de decisões sobre investimentos, substituições e baixas;
• Análise de impacto financeiro e operacional.

Por exemplo, uma empresa de logística pode ter seu controle patrimonial atualizado, sabendo exatamente quantos caminhões possui. Porém, se não houver gestão de ativos, não saberá quais veículos são mais eficientes, quais geram mais custos ou quando devem ser substituídos. Já com a gestão estratégica, é possível planejar a manutenção, otimizar rotas e reduzir gastos operacionais.

De forma resumida, enquanto o controle patrimonial garante a organização e a conformidade, a gestão de ativos transforma essa organização em uma ferramenta estratégica, capaz de gerar eficiência, reduzir perdas e apoiar decisões financeiras e operacionais mais assertivas.

Conheça o Grupo Investor

O Grupo Investor é referência nacional em soluções de gestão patrimonial, avaliação de ativos e consultoria econômico-financeira. Com uma equipe altamente qualificada e ampla experiência, a empresa auxilia organizações a controlarem, monitorarem e otimizarem seus ativos, garantindo segurança, eficiência e conformidade.

Entre os principais serviços oferecidos pelo Grupo Investor, destacam-se:

• Gestão de ativos físicos, intangíveis e financeiros;
• Inventário e avaliação detalhada de patrimônio;
• Laudos técnicos contábeis e societários;
• Consultoria em valuation e análise econômico-financeira;
• Implementação de sistemas de controle patrimonial e monitoramento contínuo.

Com presença nacional, o Grupo Investor se diferencia pela precisão técnica, confiabilidade e agilidade na entrega de resultados, apoiando empresas de todos os portes na tomada de decisões estratégicas e na valorização de seu patrimônio.

Conclusão: por que investir na gestão de ativos garante sustentabilidade e crescimento?

A gestão de ativos é muito mais do que uma obrigação contábil: é uma ferramenta estratégica que permite às empresas controlar, otimizar e extrair o máximo valor de seus recursos. Ao registrar, monitorar e planejar o uso de ativos, sejam eles tangíveis ou intangíveis, a empresa reduz perdas patrimoniais, aumenta a eficiência operacional e fortalece sua saúde financeira.

Investir em boas práticas, como manutenção preventiva, auditorias periódicas, capacitação da equipe e o uso de tecnologias de rastreabilidade, garante que os ativos estejam sempre alinhados com os objetivos estratégicos do negócio. Além disso, diferencia a gestão de ativos do simples controle patrimonial, transformando informações contábeis em decisões estratégicas.

Empresas que adotam uma gestão de ativos estruturada não apenas protegem seus bens, mas também aumentam sua competitividade, otimizam investimentos e ganham segurança para planejar o crescimento sustentável. Em um mercado cada vez mais exigente, essa prática se torna essencial para evitar perdas, reduzir custos e manter a confiança de investidores, colaboradores e parceiros.

Para saber como implementar uma gestão de ativos eficiente e proteger o patrimônio da sua empresa, entre em contato com o Grupo Investor e conte com especialistas para orientar todo o processo.

Alysson Corsino

Mais de 14 anos de experiência em avaliação de ativos.

Responsável por mais de 100 projetos de inventário e avaliação de ativos fixos no Brasil e exterior, com mais de 1 milhão de itens inventariados.

Possui MBA em Contabilidade Internacional (IFRS) pela USP e Governança Corporativa pela PUC-MG, além certificado profissional ANBIMA CPA 10, CPA 20 e CEA.

Administrador e Contador com graduações pela FUMEC.