Finanças corporativas
8 problemas de fluxo de caixa comuns que você pode evitar
Introdução
Problemas de fluxo de caixa comuns que você pode evitar
Ter um bom controle do fluxo de caixa é um dos principais pilares para o sucesso de qualquer negócio. Não à toa, muitas empresas não conseguem se desenvolver por não possuírem a liquidez necessária para cobrir as obrigações e investir no crescimento sustentável.
No entanto, não é raro encontrarmos empresários que, apesar de saberem da importância de ter um bom controle financeiro, ainda enfrentam problemas no fluxo de caixa – e, infelizmente, esses problemas muitas vezes podem levar a questões contábeis mais graves e até à falência da instituição.
Mas por que isso acontece? Existem alguns problemas no fluxo de caixa que são cotidianos, simples e sutis, e que exigem que os responsáveis estejam sempre atentos para evitar que eles se repitam.
No artigo de hoje vamos explorar esses problemas, explicando quais são os mais comuns, suas causas, melhores práticas e como evitá-los para garantir o crescimento sustentável e longínquo da sua empresa.
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Índice
- 1. Falta de planejamento adequado
- 2. Gestão ineficiente de contas a receber
- 3. Controle ineficiente de contas a pagar
- 4. Gestão de estoques inadequada
- 5. Atualizar o fluxo de caixa apenas no final do mês
- 6. Inserir informações “pela metade”, sem detalhes ou confusas
- 7. Não criar categorias
- 8. Fazer previsões muito otimistas
- Conclusão
1. Falta de planejamento adequado
Um dos maiores erros que os empresários cometem ao lidar com o fluxo de caixa é não ter um planejamento adequado. A falta de previsões financeiras claras pode resultar em dificuldades quando surgirem imprevistos.
Empresas que não abordam seus problemas internos e concedem prazos aos clientes sem verificar o fluxo de caixa correm o risco de adotar uma visão míope de sua situação financeira, ficando incapazes de identificar períodos de escassez ou excesso de recursos, como ocorre frequentemente em negócios de nichos altamente sazonais.
Como evitar:
O planejamento do fluxo de caixa é uma prática fundamental para que a sua empresa possa operar de forma previsível e eficaz.
A criação de um orçamento bem estruturado, com previsão de entradas e saídas de recursos é o primeiro passo. Quando pensamos em uma empresa que já está no mercado há algum tempo, esse planejamento pode ser feito através da análise do histórico dessa instituição: como são os trimestres ano a ano? Existe algum período em que há um aumento considerável das vendas ou uma queda expressiva?
O planejamento financeiro não deve ser realizado apenas no início do ano, mas deve ser revisado periodicamente, de preferência de forma mensal ou trimestral, dependendo das características do negócio.
No caso de empresas com essa sazonalidade, pode ser interessante adotar algumas estratégias para driblar esses períodos de menor faturamento, seja aumentando o faturamento nos períodos de alta sazonal, ou seja criando novas soluções para aqueles períodos em que o comércio está desaquecido.
Conte também com o uso de ferramentas que podem facilitar o processo. Soluções como sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) oferecem funcionalidades específicas para controlar o fluxo de caixa, permitindo que a empresa faça projeções baseadas em dados históricos e ajuste conforme necessário. A digitalização do processo também permite uma visão mais clara e em tempo real das finanças, essencial para facilitar a análise de dados no momento da tomada de decisões.
2. Gestão ineficiente de contas a receber
A gestão de contas a receber envolve o controle do dinheiro que a empresa tem a receber de seus clientes. Muitas vezes, empresas enfrentam problemas financeiros não porque não estão vendendo, mas porque não conseguem cobrar seus clientes de maneira eficiente e dentro dos prazos estabelecidos.
O atraso nos pagamentos e a inadimplência podem gerar um descompasso entre as receitas e as despesas, o que prejudica o fluxo de caixa.
Se a sua empresa sofre com esse problema, é hora de criar uma estratégia para melhorar a eficiência da cobrança do seu negócio, oferecer outros tipos de método de pagamento ou rever as políticas de pagamento da empresa.
Como evitar:
Uma política de crédito bem definida e a definição clara de prazos de pagamento são essenciais. Para empresas que trabalham com prazos mais longos, o ideal é que as condições de pagamento sejam negociadas estrategicamente, para equilibrar a necessidade de capital com a viabilidade para o cliente.
Por exemplo, oferecer descontos para pagamento antecipado pode ser uma excelente estratégia para estimular a quitação de dívidas.
Outro ponto fundamental é o acompanhamento rigoroso das contas a receber. Isso pode ser feito utilizando software de gestão financeira que gere faturas automáticas, envie lembretes de vencimento e até mesmo comunique os clientes com facilidade quando o pagamento estiver atrasado. Esse controle não deve ser feito apenas por meio de relatórios manuais, mas sim através de sistemas que alertam para quaisquer inadimplências.
No caso de inadimplência, é importante estabelecer um processo de cobrança bem definido, com etapas claras, como o envio de notificações antes do vencimento, o contato telefônico para clientes em atraso e, por fim, a utilização de serviços de cobrança ou até medidas legais, se necessário.
Observe também os meios de pagamento utilizados pela sua empresa. Um grande exemplo é o boleto recorrente, por exemplo. Um dos meios de pagamento mais comuns adotados no país, o boleto pode não ser uma boa opção quando a empresa sofre com um grande número de inadimplências e atrasos. Nesses casos, uma cobrança automática via cartão de crédito, por exemplo, pode ser a opção mais indicada, uma vez que não depende de uma ação do cliente e garante mais controle na hora de receber.
3. Controle ineficiente de contas a pagar
Assim como a gestão de contas a receber, o controle de contas a pagar é fundamental para a saúde financeira de uma empresa. O problema surge quando uma empresa não tem controle sobre quando e quanto deve pagar, o que pode resultar em atrasos, multas e juros elevados.
Além disso, a falta de organização pode resultar no pagamento de dívidas em momentos inoportunos, impactando o fluxo de caixa de maneira negativa.
Ainda em contas a pagar, um outro erro muito comum é não ter uma separação clara entre o que diz respeito às finanças da empresa e o que diz respeito às finanças do empresário. Principalmente para pequenas empresas, esse é um dos pontos mais críticos.
Como evitar:
Uma boa prática para manter o controle sobre as contas a pagar é manter um calendário financeiro claro, com todos os compromissos registrados. Organizar os vencimentos de contas, como fornecedores, impostos e outros custos fixos, e programar o pagamento dentro dos prazos é essencial para evitar juros e multas.
Uma estratégia eficiente para lidar com contas a pagar é aproveitar as condições oferecidas pelos fornecedores, como prazos de pagamento mais longos ou descontos para pagamento antecipado. Muitas empresas não percebem que esses pequenos ajustes podem gerar grandes economias no longo prazo e melhorar o fluxo de caixa.
Além disso, a automação do pagamento de contas e o uso de plataformas que integram pagamentos diretamente com a gestão de fluxo de caixa pode evitar falhas humanas e garantir que nenhuma conta importante seja esquecida.
Em tempo, quando pensamos na divisão clara do que são as finanças da empresa e do empresário, é preciso ter em mente que o pró labore é o único valor debitado ao empresário. Não use verba da empresa para pagar contas ou resolver problemas da vida pessoal – esses pequenos desvios podem gerar uma perda financeira imensa para o seu negócio.
4. Gestão de estoques inadequada
O estoque, se não for gerido adequadamente, pode se tornar um grande vilão para o fluxo de caixa. O excesso de produtos parados no estoque significa capital imobilizado, o que prejudica a liquidez.
Por outro lado, a falta de estoque pode gerar rupturas e, consequentemente, perda de vendas e receita.
Como evitar:
A gestão de estoques deve ser feita com base na demanda real da empresa. Isso significa que o empresário precisa ter um bom entendimento do comportamento do mercado, de como os produtos se movimentam e quais itens têm maior rotatividade. Estratégias como o Just-in-Time (JIT), que buscam reduzir o estoque ao mínimo necessário, podem ser uma excelente maneira de otimizar o fluxo de caixa.
No entanto, esteja sempre atento. Se você utiliza alguma matéria prima não perecível, e encontrou uma condição comercial excelente, que te ajudará a economizar um bom valor, pode ser interessante fazer uma compra maior.
O segredo para uma boa gestão de estoque é, além da estratégia e da análise de mercado, realizar inventários regulares. Assim, você terá uma visão clara sobre quais produtos estão parados há muito tempo.
Produtos encalhados devem ser vendidos com desconto ou, se possível, devolvidos para os fornecedores, a fim de liberar capital. Utilizar softwares de gestão de estoques e ERP pode fornecer dados em tempo real sobre as quantidades de produtos disponíveis e as necessidades de reposição, facilitando o acompanhamento.
5. Atualizar o fluxo de caixa apenas no final do mês
Um dos erros mais comuns cometidos pelos empresários é a atualização apenas no final do mês, para realizar o fechamento. A falta de acompanhamento diário ou semanal pode resultar em surpresas desagradáveis no fim de mês, dificultando a adesão de um plano para reverter possíveis problemas.
Como evitar:
Quanto menor a periodicidade melhor.
Cada gestor planeja a periodicidade de acordo com a necessidade da empresa, entretanto, sugerimos que você realize essa atualização diariamente, ou no menor espaço de tempo possível.
O curto espaço de tempo permite que você tenha um real controle de fluxo de caixa, de acordo com o cotidiano da empresa.
Negócios que deixam para atualizar o fluxo apenas no final do mês podem estar cometendo um grande erro, já que as vendas e contas a pagar acontecem durante o mês inteiro, sem contar os imprevistos que podem ocorrer.
6. Inserir informações “pela metade”, sem detalhes ou confusas
Com a correria do dia a dia, muitas vezes não prestamos atenção na forma como registramos as informações do fluxo de caixa, gerando confusão e perda de tempo na hora de analisar a gestão do caixa.
Nesses casos, quando um terceiro vai conferir os dados e analisar como está esse fluxo, é difícil entender o que realmente está acontecendo nas finanças da empresa.
Um exemplo claro e muito comum que pode confundir e atrapalhar a previsão do fluxo de caixa é a abreviação de palavras sem sinalização no registro. Além de dificultar o entendimento, também onera o processo, uma vez que será necessário consultar um terceiro para entender do que se trata.
Como evitar:
Uma das dicas de como resolver fluxo de caixa é criar categorias e regras para a atualização do fluxo diário.
É preciso fazer os registros da forma mais detalhada possível, utilizando de recursos como cores e sinais para otimizar a gestão e evitar problemas de fluxo de caixa. Crie processos e defina padrões bem estabelecidos para que todos os responsáveis saibam como atuar no dia a dia.
No início, pode ser necessária a refação até que tudo esteja dentro dos padrões estabelecidos. No entanto, com o passar do tempo, esses padrões vão se tornando a norma, e será mais fácil segui-los de forma natural na rotina da empresa.
7. Não criar categorias
Sem categorias, é difícil entendermos para onde está indo o dinheiro da empresa. Como você poderá identificar onde estão os maiores gargalos para o seu fluxo de caixa, se os gastos da empresa estão todos em uma mesma caixa?
A solução é simples, e pode ajudar mais do que você imagina: é hora de criar categorias para entender com o que a sua empresa está gastando dinheiro.
Como evitar:
Separe um tempo para essa tarefa: analise o histórico do seu caixa e crie as categorias para os seus registros de acordo com a realidade da sua empresa.
Registre separadamente as entradas e saídas, previstas e efetivadas, indicando a origem e o destino de cada uma.
Faça a distinção do que são:
- impostos;
- encargos trabalhistas;
- gastos extras.
Com essas informações em mãos, você terá um controle completo dos gastos do seu negócio, podendo identificar em quais categorias estão as maiores despesas e criar planos de ação para reduzi-las mês a mês.
8. Fazer previsões muito otimistas
Previsões muito otimistas podem derrubar uma empresa. Estimar lucros elevados sem ter uma base precisa de informações atrapalha o crescimento de muitos negócios, uma vez que desconsidera o momento real em que a empresa está, seus desafios e próximos passos.
Como evitar:
Ao fazer as projeções para a sua empresa, leve em consideração a sazonalidade e tenha em mãos dados concisos de outros ciclos de venda do negócio.
Conclusão
Como citado anteriormente, existem empresas que possuem períodos de alta sazonalidade no ano, em que o faturamento tende a ser superior aos outros meses, ao mesmo tempo em que pode vivenciar também meses com entradas inferiores ao restante do ano.
Considerar essas informações é ser realista para fazer previsões otimistas, mas que também são factíveis para a realidade da sua empresa.
Entender o que é fluxo de caixa e como realizar seu acompanhamento é um importante instrumento de controle financeiro empresarial. Com ele, o gestor financeiro consegue acompanhar o impacto de cada conta de entrada ou saída na geração ou necessidade de caixa da empresa.
Ficou com dúvidas? Estamos à disposição para esclarecer e te auxiliar.
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