Gestão do Ativo Imobilizado

Como fazer Inventário Patrimonial e os impactos no orçamento

O inventário patrimonial é um procedimento que gera um documento que, por sua vez, auxilia tanto no gerenciamento operacional do negócio, quanto em sua contabilidade. Mas, como fazer inventário patrimonial?

O documento gerado do inventário é denominado base patrimonial ou banco de dados. Ele pode ser relativo aos bens pertencentes a uma pessoa física ou jurídica.

Em uma empresa, realizar um inventário é muito importante para se obter um balanço real do negócio e, em alguns casos – como em uma dissolução societária – conhecer a liquidez da instituição.

O inventário nada mais é do que uma relação com todos os bens e materiais da empresa, totalmente descritos e caracterizados, sendo de propriedade dela ou de terceiros.

Aprender como fazer um inventário de uma empresa é uma ação fundamental para atingir ou manter um controle patrimonial adequado.

Tão importante quanto, é a realização do inventário de estoque. Ele possibilita, assim como o inventário patrimonial, ter visão e controle amplo e preciso de seus bens. Sendo assim, com o inventário de estoque atualizado, você pode se preparar para a compra de insumos e para o controle adequado de seu estoque.

Continue acompanhando este artigo para saber mais sobre como fazer inventário patrimonial e de estoque.

O que é um Inventário Patrimonial?

Um Inventário Patrimonial é o processo de levantamento, registro e avaliação de todos os bens e ativos de uma empresa ou organização, com o objetivo de manter o controle sobre o patrimônio da empresa. Esse inventário inclui a identificação de itens tangíveis e intangíveis, como imóveis, equipamentos, veículos, móveis, ativos financeiros e até direitos autorais ou patentes.

O objetivo principal deste inventário é garantir que a empresa tenha uma visão clara e precisa de seus bens, ajudando na gestão eficaz dos ativos e na tomada de decisões financeiras e operacionais. Além disso, o inventário permite avaliar a condição e o valor dos bens, o que é essencial para o controle contábil, a apuração de depreciação e a realização de auditorias.

Componentes principais do inventário patrimonial

• Descrição detalhada dos bens: incluindo tipo, modelo, marca e características específicas.
• Avaliação do valor: determinação do valor de mercado ou do valor contábil dos bens.
• Localização dos ativos: onde cada bem está armazenado ou utilizado.
• Estado de conservação: a condição física ou funcional dos bens.
• Identificação de depreciação: como os ativos perdem valor com o tempo e seu impacto financeiro.

O inventário patrimonial é essencial para a contabilidade da empresa, pois garante a correta classificação e mensuração de ativos no balanço patrimonial, o que reflete a saúde financeira da organização. Além disso, ele auxilia no planejamento orçamentário, no controle de perdas e danos, e também na conformidade com normas fiscais e auditorias.

A prática de realizar inventários patrimoniais regularmente contribui para a gestão de riscos da empresa, uma vez que permite identificar ativos desnecessários, obsoletos ou que não estão sendo utilizados de maneira eficiente, possibilitando sua alienação ou reavaliação.

Como fazer Inventário Patrimonial? 7 passos essenciais!

O inventário patrimonial se aplica ao controle do ativo imobilizado da empresa, como máquinas, equipamentos, veículos etc.

Realizar um inventário patrimonial é um processo essencial para garantir o controle, a segurança e a transparência da gestão de ativos dentro de uma organização. A seguir, vamos apresentar um guia passo a passo para realizar um inventário patrimonial de forma eficiente e precisa.

1. Planejamento do inventário

O planejamento é a etapa inicial e fundamental para garantir que o processo de inventário seja bem-sucedido.

Defina os objetivos do inventário

Estabeleça claramente o que precisa ser feito e o que se espera alcançar. O objetivo principal é garantir que todos os bens sejam contabilizados corretamente.

Estabeleça o cronograma

Determine o período de tempo para realizar o inventário, considerando a disponibilidade da equipe e a complexidade do patrimônio da empresa. Algumas empresas realizam inventários anuais, outras, trimestrais ou até mensais.

Defina a equipe responsável

Atribua funções a membros da equipe para garantir que o processo ocorra sem falhas. Se a empresa for grande, pode ser necessário dividir a responsabilidade por setores ou departamentos.

Escolha as ferramentas de apoio

Decida se o inventário será feito manualmente ou com o auxílio de sistemas automatizados, como softwares de gestão patrimonial. Esses sistemas ajudam a organizar as informações e podem aumentar a precisão e a agilidade do processo.

2. Identificação dos bens patrimoniais

Essa etapa envolve a identificação e catalogação de todos os bens da empresa.

O levantamento deve ser realizado periodicamente, uma vez que os bens são descartados, alienados ou novos bens podem ser adquiridos. Trata-se de uma operação trabalhosa, mas muito vantajosa para uma gestão empresarial de sucesso.

Liste todos os bens

Inclua móveis, equipamentos, veículos, imóveis, máquinas, sistemas e até mesmo ativos intangíveis, como patentes, direitos autorais e marcas.

Classifique os bens

Classifique os bens de acordo com sua natureza (imóveis, móveis, intangíveis, etc.) e sua utilização (operacionais, administrativos, etc.). Isso ajuda a entender como os ativos contribuem para a operação da empresa e facilita a gestão.

Registre as características dos bens

Para cada bem, registre as informações detalhadas, como:

• Descrição do bem (tipo, modelo, marca)
• Número de série (se aplicável)
• Localização do bem (onde está armazenado ou em uso)
• Quantidade
• Data de aquisição e custo de aquisição

3. Avaliação dos bens

A avaliação dos bens é essencial para determinar seu valor atual e o impacto no balanço patrimonial da empresa.

Verifique o estado de conservação

Para cada ativo, avalie a condição física ou funcional. Se algum bem estiver danificado ou obsoleto, ele pode ter sua depreciação acelerada ou até ser descartado, dependendo da política da empresa.

Determine o valor de mercado ou contábil

Realize a avaliação do valor de cada bem. Para bens tangíveis, como imóveis ou equipamentos, o valor pode ser determinado com base em seu valor de mercado ou no valor contábil ajustado. Para ativos intangíveis, o valor pode ser baseado em avaliações de mercado ou cálculos específicos.

Aplique a depreciação

Identifique a depreciação de ativos que perdem valor ao longo do tempo, como equipamentos e veículos. O valor da depreciação influencia diretamente o balanço patrimonial e o cálculo de impostos.

4. Registro das informações

Após a identificação e avaliação dos bens, o próximo passo é registrar todas as informações coletadas de forma organizada e acessível.

Utilize uma planilha ou software

A maneira mais comum de registrar as informações de um inventário patrimonial é em uma planilha de Excel ou, preferencialmente, em um software de gestão patrimonial. Esses sistemas permitem armazenar e atualizar dados de forma eficiente e segura.

Documentação adicional

Além da planilha, é importante manter documentos de apoio, como notas fiscais, contratos de compra, recibos de pagamento e qualquer outro registro relevante que comprove a propriedade dos bens.

Numeração ou códigos de identificação

Para facilitar a localização e controle, cada bem deve ter um código ou número de identificação único, que pode ser alocado via sistema de código de barras ou QR Code.

5. Conferência e validação dos dados

Para garantir a precisão do inventário, é essencial realizar uma conferência cuidadosa dos dados registrados.

Revisão de cada item

Compare os registros com os bens físicos. Certifique-se de que todos os bens registrados estão de fato presentes e que as informações batem com a realidade.

Correção de discrepâncias

Se forem encontradas divergências, como bens não registrados ou registros incorretos, essas inconsistências devem ser corrigidas imediatamente.

Auditoria interna ou externa

Dependendo da complexidade e da criticidade do inventário, uma auditoria interna ou externa pode ser necessária para validar as informações e garantir a conformidade com as normativas contábeis e fiscais.

6. Atualização do inventário

Após a conferência e validação, o inventário deve ser mantido atualizado para garantir que os registros de ativos sejam sempre precisos.

Controle contínuo

O inventário não deve ser um processo único, mas contínuo. Sempre que houver aquisições ou disposições de bens, os registros devem ser atualizados.

Revisões periódicas

Estabeleça um cronograma de revisões regulares do inventário, de acordo com a política da empresa. Isso pode ser feito anualmente, semestralmente ou em intervalos menores, conforme a necessidade.

7. Análise dos impactos no orçamento

Após o inventário, é importante analisar os impactos no orçamento e tomar decisões baseadas nas informações obtidas.

Ajustes no orçamento

O valor total dos bens e a avaliação dos mesmos influenciam o orçamento da empresa. Se algum bem tiver uma depreciação significativa, é possível que o orçamento precise ser ajustado para refletir a realidade financeira da organização.

Planejamento de reinvestimentos

Caso o inventário indique que alguns bens estão obsoletos ou com desempenho reduzido, é uma boa oportunidade para planejar o reinvestimento em novos ativos.

O processo de como fazer inventário patrimonial deve responder as seguintes questões:

• existem gastos com compras de ativos desnecessários?
• o remanejamento dos bens não seria suficiente para determinada operação?
• com a quantidade atual de ativos que possui, a empresa consegue abrir uma nova linha de produção ou um novo departamento administrativo?
• há ocorrência de ativos desaparecidos na empresa, indicando furtos ou desvios?
• a gestão de manutenção das máquinas é adequadamente realizada?
• existem máquinas mal remanejadas, ou seja, algumas operando mais tempo que o necessário, enquanto outras ficam ociosas?

Outro tipo de inventário extremamente relevante para um controle patrimonial adequado é o de estoque. Falaremos sobre ele no próximo tópico.

O que é um inventário de estoque, como e por que fazê-lo?

Imagine uma situação: devido a uma grande demanda, o gestor de uma indústria automotiva precisou solicitar novas peças. Ele já estava considerando que havia uma quantidade suficiente de outras peças no estoque, também necessárias para suprir a demanda.

Entretanto, essa indústria não realizava o controle periódico de estoque e nem possuía inventários antigos, relativos ao mesmo.

Ocorreu que as peças solicitadas não eram necessárias, pois já havia quantidade suficiente estocada, enquanto o estoque relativo às outras não era suficiente. Logo, houve atraso no cumprimento da demanda e um grande prejuízo à imagem da empresa.

Se o gestor realizasse o inventário de estoque, claramente, esta situação teria sido evitada.

A partir da definição de estoque, é possível fazer outra análise desta problemática.

Este termo significa acumulação de recursos e materiais em um sistema de operações (ou uma base mais simples como o Excel), sendo extremamente necessário para o bom funcionamento da cadeia de produção.

Entretanto, estoque cheio significa capital parado, e por isso ele deve ser administrado com muito cuidado para evitar prejuízos ou a falta de material.

Quando o estoque é bem organizado e controlado, é possível identificar os produtos que possuem maior utilização ou venda e aqueles que acabam nas prateleiras – ou depósitos/galpões – por muito tempo.

O controle de estoque permite a otimização da utilização dos recursos financeiros nos itens que possuem maior rotatividade e geram maior lucro. Também mostram oportunidades de realizar liquidações para recuperar os valores investidos, no caso de lojas.

Então, o inventário de estoque é feito para saber quantos e quais produtos estão disponíveis no estoque da empresa. Estas informações refletem no sucesso da organização, principalmente para quem deseja expandir os negócios.

Como é feito o inventário de estoque?

Primeiramente, é necessário definir a periodicidade com que será feito o inventário. Este pode ser rotativo, ou seja, a contagem é feita com uma frequência pré estabelecida (diária, semanal, quinzenal ou outras) ou pode ser realizado ao fim de cada exercício.

Quanto maior o giro do estoque, maior deve ser a frequência de realização do inventário.

Se este controle for efetuado com o auxílio de um software atrelado ao terminal de vendas, é possível determinar com precisão a rotatividade dos itens e a frequência ideal de realização do inventário.

Os estoques devem estar localizados em espaços organizados, que permitam a acomodação ideal para todas as mercadorias. Dessa forma, evita-se quebras e perdas.

Para realizar um inventário desta seção da empresa, deve-se planejar um dia em que as atividades do local não estejam tão intensas. Os produtos são separados e organizados por categorias, facilitando a localização física, principalmente em empresas que não utilizam sistemas de gerenciamento.

Para cada item, é criado um único código de barras, para que não haja duplicidade de registros. Em seguida é ideal que todos os itens sejam:

• contados;
• listados;
• registrados em um software de gestão patrimonial.

A partir deste inventário, é possível calcular o valor em estoque, multiplicando-se o valor unitário de cada item pela quantidade existente e, caso haja um inventário antigo, é importante fazer uma comparação com o atual, adicionando o que foi reposto e foi vendido.

Desta forma, pode-se identificar furtos e perdas, além de planejar novas compras e identificar itens sem rotatividade.

Conclusão

Realizar um inventário patrimonial é um processo essencial para a gestão eficiente de uma empresa. Ele permite que a organização tenha uma visão clara de seus bens, ajude no planejamento orçamentário e garanta conformidade fiscal e contábil. Ao seguir esse passo a passo, a empresa pode otimizar seu controle patrimonial, melhorar a alocação de recursos e evitar surpresas financeiras indesejadas no futuro.

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