A gestão de projetos é uma necessidade estratégica nas empresas, e cabe ao bom administrador assumir esse papel com proatividade e visão. Mais do que apenas orientar a equipe e aguardar resultados, é essencial acompanhar cada etapa do projeto, fazer ajustes quando necessário, promover discussões, cobrar prazos e garantir que tudo esteja dentro do planejado.
Para gestores iniciantes, essa tarefa pode parecer impossível — afinal, a quantidade de demandas diárias no ambiente corporativo é imensa. No entanto, profissionais mais experientes conhecem os atalhos: hoje, existem ferramentas robustas que tornam a gestão de projetos muito mais eficiente.
Cada projeto possui suas particularidades, e por isso, existem diferentes soluções e softwares voltados a necessidades específicas. Gerenciar uma equipe à distância, por exemplo, já é uma realidade viável — desde que se conte com as ferramentas certas.
Escolher os recursos adequados antes do início de cada projeto significa pensar com clareza nos objetivos, nas metas e nos valores que vão guiar o trabalho. Esse alinhamento é parte fundamental do planejamento estratégico e contribui diretamente para o sucesso da gestão.
Para que serve a gestão de projetos?
O PMBOK, Project Management Body of Knowledge, um conjunto de conhecimentos de gestão de projetos reconhecido internacionalmente, define projeto como: “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.
Uma ideia, quando bem pensada e aprovada, acaba se tornando um novo projeto, que tem como objetivo aumentar a competitividade da empresa através da inovação. O gerenciamento destes projetos é a forma como o gestor vai manter o foco da equipe nos objetivos traçados previamente.
Ora, cabe ao gestor que o produto, serviço ou resultado do projeto estejam dentro do planejamento e para isso ele tem ferramentas de controle que podem ser extremamente úteis.
No fim das contas, a perfeita gestão de projetos prepara a empresa para manter o território conquistado no mercado e permite a “mordida” de nova fatias de consumidores. Assim este tipo de gestão é fundamental para o crescimento da organização.
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Como escolher a melhor ferramenta para o seu negócio
Não é raro vermos um projeto no qual profissionais de vários departamentos estão envolvidos. Muitas vezes, colaboradores de cidades, estados ou até de países diferentes fazem parte de um mesmo trabalho. Foi-se o tempo que isso representava um problema.
As mais variadas ferramentas para a comunicação perfeita entre eles está literalmente no nosso bolso. A partir de um telefone celular é possível acessar e lançar todo tipo de informação. A barreira física hoje não é desculpa para o não funcionamento de um projeto.
Dessa forma é possível ao gestor planejar um plano de ação com bases sólidas e fazer o acompanhamento de todo o fluxo operacional, reconhecendo imediatamente os problemas e agindo de forma muito mais ágil para contorná-los.
Contudo, como já dissemos, cada projeto é diferente. Além disso existem milhares de softwares de gestão de projetos à disposição. Então como encontrar a melhor ferramenta?
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Vantagens do uso da ferramenta correta para sua gestão de projetos
Pense bem, um programa que permite apenas a criação de cronogramas não é a ferramenta mais correta de gerenciamento de um projeto, embora ele possa a ser útil em algum momento. O conceito de projeto vai muito além disso. Da mesma maneira, ferramentas específicas não funcionam quando se tem este objetivo.
Um bom gerenciador de projetos precisa ajudar para que os objetivos sejam atingidos. Sendo assim, ele precisa estar atento à certos tipos de tarefas, como: permitir o gerenciamento de correções de rumo, a fácil identificação da fase em que os projetos se encontram, otimizar os recursos organizacionais, fazer a comunicação rápida entre os integrantes do projeto e o gestor.
Quando se tem um planejamento estratégico bem estabelecido e se conhece os requisitos, objetivos e participantes do projeto, fica mais fácil analisar estes pontos e compará-los com os principais softwares do mercado para encontrar a ferramenta ideal. Por isso é importante conhecer os softwares mais usados para o gerenciamento de projetos.
Melhora na comunicação e no alinhamento da equipe
Em projetos, a comunicação eficaz entre os membros da equipe é um dos maiores desafios. Com múltiplos colaboradores em diferentes funções e departamentos, manter todos na mesma página pode ser complicado. Um software de gestão centraliza informações e facilita o compartilhamento de atualizações em tempo real, garantindo que todos os envolvidos no projeto recebam as mesmas informações, ao mesmo tempo, e sem distorções. Isso evita falhas de comunicação, minimiza erros e melhora o alinhamento das atividades.
Acompanhamento de progresso e controle de prazos
Controlar prazos e garantir que todas as entregas sejam feitas no tempo estipulado é uma das funções cruciais de qualquer gestor de projetos. Softwares especializados oferecem funcionalidades como cronogramas interativos, calendários e alertas automáticos, permitindo que o progresso seja monitorado de maneira contínua. Com isso, é possível identificar rapidamente atrasos ou obstáculos e tomar ações corretivas para manter o projeto dentro do prazo, evitando que pequenos problemas se tornem grandes gargalos.
Otimização de recursos
A alocação eficiente de recursos — como tempo, dinheiro, equipamentos e habilidades da equipe — é vital para o sucesso do projeto. Software de gestão de projetos oferece ferramentas para monitorar e controlar a distribuição dos recursos, evitando desperdícios e sobrecarga. Além disso, ele permite que o gerente de projetos identifique se algum recurso está sendo subutilizado ou se há necessidade de ajustes para atender às demandas do projeto.
Aumento da transparência e responsabilidade
Com a digitalização do gerenciamento de projetos, todos os envolvidos passam a ter acesso às mesmas informações de forma transparente. Isso garante que a responsabilidade de cada membro da equipe seja clara, com tarefas e prazos definidos de maneira objetiva. A visibilidade do trabalho de cada colaborador facilita a cobrança, o acompanhamento e a tomada de decisões, além de aumentar o senso de comprometimento e engajamento.
Tomada de decisões mais informada
Ao utilizar um software de gestão de projetos, os líderes de equipe podem acessar dados e métricas em tempo real sobre o andamento de cada tarefa, as alocações de recursos e os custos do projeto. Esses insights são fundamentais para tomar decisões mais informadas, ajustar o planejamento conforme necessário e antecipar problemas antes que se tornem críticos. A análise de dados, que esses sistemas oferecem, permite que a equipe aprenda com os projetos anteriores, melhore os processos e aumente as chances de sucesso em iniciativas futuras.
Escalabilidade e adaptação a projetos complexos
À medida que os projetos se tornam mais complexos e as equipes crescem, a gestão manual ou por ferramentas simples torna-se insuficiente. Os softwares de gestão de projetos oferecem escalabilidade, permitindo que a ferramenta se ajuste conforme o tamanho e a complexidade do projeto aumentam. A flexibilidade dessas plataformas também permite que elas sejam adaptadas para atender a diferentes setores, tipos de projetos e metodologias de trabalho, como Agile ou Scrum.
Investir em software de gestão de projetos não é apenas uma maneira de melhorar o controle e a execução de atividades, mas uma estratégia inteligente para impulsionar a eficiência operacional e maximizar os resultados. Com a constante evolução das ferramentas digitais, aquelas que possuem soluções integradas tornam-se um diferencial competitivo crucial, proporcionando à equipe maior controle, colaboração e precisão.
Conheça alguns softwares de gestão de projetos essenciais!
Artia
Este é um dos programas mais completos da nossa lista e conta com dados que vão do controle financeiro, passam pelo apontamento de horas dos colaboradores e tarefas específicas. O Artia leva em conta até a técnica Pomodoro, que divide as tarefas em blocos de 25 minutos de trabalho concentrado por 5 de descanso, com o objetivo de melhorar o desempenho individual.
Slack
Outro software bastante conhecido para a gestão de projetos, o Slack é uma espécie de central de comunicação, na qual todos os participantes do projeto têm contato entre si, podem trocar arquivos e checar etapas do cronograma. O programa se destaca também pela integração com funcionalidades como o Google Drive e o Dropbox.
Podio
Uma das melhores opções para a organização e a otimização de prazos de entrega, tarefas e arquivos em uma mesma plataforma é o Podio. Com este programa é possível filtrar o trabalho individual ou de todo o grupo ou ainda acessar histórico de antigos projetos para resgatar antigas ideias.
Trello
É conhecido por organizar as demandas de forma individual ou em grupo em um sistema bem amigável de etiquetas. A funcionalidade e a facilidade, que o Trello traz, para lidar com as listas de tarefas e diferentes quadros de demanda que este software proporciona fez dele uma das principais ferramentas de gerenciamento de projeto do mundo.
- Facilidade de uso: Interface intuitiva e simples, que não exige treinamento complexo.
- Flexibilidade: Ideal para empresas de qualquer porte e tipo de projeto.
- Visualização clara: Monitoramento de progresso e identificação de bloqueios em tempo real.
5W2H
É fundamental para o projeto que cada um dos integrantes conheça muito bem as suas atribuições e responsabilidades e este é o objetivo do 5W2H. O 5W do seu nome vem do inglês What (o quê), Why (por quê), Where (onde), When (quando) e Who (quem), enquanto o 2H é o How (como) e de How much (quanto).
Asana
O Asana também estabelece atribuição de tarefas a participantes, assim como exibe estatísticas do progresso do projeto. Com este programa é possível visualizar com clareza a linha do tempo que compõe o cronograma, mostrando quais ações são necessárias para desencadear os próximos passos.
Jira
O Jira, da Atlassian, é uma ferramenta especializada para equipes de desenvolvimento de software que utilizam metodologias ágeis, como Scrum e Kanban. Com recursos específicos para controle de sprints, backlogs e bugs, o Jira permite que as equipes de TI gerenciem seus projetos de forma mais eficiente, garantindo entregas no prazo e a qualidade do software.
- Controle de bugs e desempenho: Monitora problemas técnicos e desempenho durante o ciclo de vida do projeto.
- Gestão ágil: Ideal para equipes de desenvolvimento que seguem metodologias ágeis.
- Integração com outras ferramentas: Integra-se com outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como Confluence e Trello.
Teamwork
O Teamwork é uma solução robusta que combina funcionalidades de gestão de projetos com CRM e comunicação. Com ele, as empresas conseguem organizar tarefas, gerenciar clientes e monitorar o progresso de seus projetos em uma única plataforma. Essa integração facilita o controle de múltiplos projetos e a comunicação com os clientes.
- Gestão integrada: Combina funcionalidades de CRM com gerenciamento de projetos.
- Foco no cliente: Melhora a comunicação com os clientes e o atendimento às suas demandas.
- Gestão de múltiplos projetos: Ideal para empresas que gerenciam vários projetos ao mesmo tempo.
Microsoft Project
O Microsoft Project é uma ferramenta tradicional, mas extremamente poderosa, ideal para empresas que precisam de um controle detalhado sobre prazos, orçamentos e recursos. Com gráficos de Gantt avançados, controle de fluxo de trabalho e capacidade de integração com o Office 365, o MS Project é a escolha para empresas que gerenciam projetos de grande porte e que precisam de precisão no planejamento.
- Controle total sobre o projeto: Permite um gerenciamento detalhado de prazos, recursos e orçamentos.
- Profundidade de funcionalidades: Ideal para projetos de grande escala e equipes com múltiplas funções.
- Ferramentas avançadas de análise: Relatórios detalhados para monitoramento e tomada de decisões estratégicas.
Smartsheet
O Smartsheet combina a familiaridade das planilhas com funcionalidades avançadas de gestão de projetos. Essa ferramenta é ideal para empresas que buscam uma solução personalizável e flexível para o gerenciamento de recursos, cronogramas e orçamentos. Com opções de visualização em Gantt, Kanban ou planilha, o Smartsheet permite que os empresários tenham uma visão completa de seus projetos.
- Flexibilidade: Adaptação a diferentes tipos de projetos e metodologias.
- Integração com Excel: Facilita a transição para equipes que já usam planilhas como parte do seu fluxo de trabalho.
- Automação de processos: Aumenta a eficiência e reduz o risco de erro humano.
Conclusão
A escolha de uma ferramenta de gestão de projetos adequada é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do porte ou do setor de atuação. Essas ferramentas são aliadas poderosas no gerenciamento eficaz de tarefas, no acompanhamento de prazos e na otimização da comunicação entre as equipes.
Com uma variedade de opções disponíveis no mercado, é essencial que as empresas compreendam suas necessidades específicas, como a complexidade dos projetos, o tamanho das equipes e os métodos de trabalho adotados, para escolher a ferramenta que melhor se adequa ao seu estilo de operação.
Além disso, é importante considerar aspectos como a escalabilidade, as integrações com outras plataformas, o custo-benefício, e o suporte oferecido, garantindo que a ferramenta seja capaz de acompanhar o crescimento da empresa e se adaptar às mudanças nas demandas do mercado.
E você? Tem experiência com outras ferramentas de gestão de projetos para compartilhar? Entre em contato com o Blog da Investor e vamos juntos buscar a excelência na administração!